Wij geven zeven tips en laten ondernemers aan het woord die ook moesten leren om met delegeren om te gaan.
Begin met kleinere opdrachten
Het loslaten van taken moet je in kleine stappen doen. Begin dus met het delegeren van eenvoudige opdrachten. Grote kans dat ze perfect worden uitgevoerd, waardoor alle partijen steeds vertrouwder raken met de nieuwe situatie.
Sta fouten toe
Startende leidinggevenden hebben vaak moeite met delegeren, omdat ze denken dat ze het zelf be-ter kunnen. Accepteer fouten op het moment dat je een taak uitbesteedt. Los problemen niet zelf op, omdat je medewerker er dan niets van leert.
Neem de taak niet terug
Je blijft als leidinggevende eindverantwoordelijk voor het resultaat. Toch is de gedelegeerde taak nu een verantwoordelijkheid van je medewerker. Trap niet in de valkuil door de taak meteen terug te nemen als je merkt dat die niet goed wordt uitgevoerd.
Zorg voor heldere verwachtingen
Maak aan je personeel duidelijk welk eindresultaat je van de gedelegeerde taak verwacht. De weg ernaartoe moeten ze zelf uitstippelen. Je wilt namelijk dat je medewerkers eigen initiatief tonen, an-ders had je het net zo goed zelf kunnen doen.
Geef medewerkers de benodigde bevoegdheden
Delegeren kan niet zonder een uitbreiding van bevoegdheden. Je kunt niet van een medewerker ver-wachten dat hij een project succesvol afrondt zonder afdoende mogelijkheden om zelf te beslissen.
Zorg dat personeel op de hoogte is
Als je een personeelslid een aantal taken toevertrouwt, dan moet de rest van het personeel hiervan op de hoogte zijn. Als je dat niet doet, dan komen de andere medewerkers naar jou met vragen en word je verleid om deze toch te beantwoorden.
Controleer op vaste momenten
Bij delegeren hoort ook controleren. Je spreekt vooraf een bepaalde verwachting van het resultaat af, inclusief bijbehorende deadlines. Probeer daarbij de verleiding te weerstaan om ongevraagd of achter iemands rug om te controleren.
Jelle Vos en Sven van de Berg van Markethinq: ‘Lastig om zaken los te laten’
Jelle Vos en Sven van de Berg van het vorig jaar gestarte online marketingbureau Markethinq uit Wageningen winden er geen doekjes om: ‘Wij helpen bedrijven groeien door slimme en effectieve online marketingoplossingen. We merken dat daar veel vraag naar is en daardoor loopt de workflow ook op’, aldus Sven. Jelle vult aan: ‘Dan kom je op een punt dat je keuzes moet gaan maken; wat doe je nog wel zelf en wat kan je wellicht uitbesteden? Sven is van de techniek en dat werk is zeer specialistisch. Op zijn werkterrein is een grondige controle bij uitbesteding beslist noodzakelijk. En dat vinden we beiden best een ding. Immers, als je meer tijd kwijt bent met het controleren van het werk van een ander, schiet je er per saldo maar weinig mee op. Wellicht dat we een aantal standaard zaken waar de controleslag van onze zijde minder noodzakelijk is, wel kunnen uitbesteden. Daarom zijn we gestart met een netwerk van betrouwbare freelancers en dat bevalt tot nu toe goed. Toch blijft het spannend om de balans te vinden wat een ander voor je kan doen. Delegeren blijft wat dat betreft een kunst.’
Jan Cees Dulon Barre van K8 Communicatie: ‘Zoek gelijkgestemden’
‘Delegeren lukt het best als je gelijkgestemden probeert op te zoeken.’ Aan het woord is Jan Cees Dulon Barre van K8 Communicatie uit Rhenen. Hij heeft een marketing- en communicatiebureau en verzorgt in die hoedanigheid voor een uiteenlopende klantengroep marketing- en PR zaken. ‘Ik merk dat het werkaanbod het afgelopen jaar flink is toegenomen. Daar ben ik uiteraard hartstikke blij mee maar het zorgt ook voor de nodige uitdagingen. Om de kwaliteit te waarborgen en de klanten zo goed mogelijk te bedienen, heb ik een fijne collega gevonden die over bepaalde zaken nagenoeg hetzelfde denkt en dezelfde werkhouding heeft. Zo wordt delegeren en bepaalde taken uit handen geven een stuk eenvoudiger. Dankzij hetzelfde kennisniveau en het feit dat je dezelfde taal spreekt, kan ik met een gerust hart nu bepaalde zaken loslaten. Dat geeft rust en ruimte om met andere zaken bezig te zijn. Delegeren is wat mij betreft dus allereerst op zoek gaan naar een gelijkgestemde waar je met een gerust hart iets aan over kunt laten.’
